Je weet of medewerkers de juiste IT-tools gebruiken door te kijken naar drie dingen: wat er is aangeschaft, wat er daadwerkelijk wordt gebruikt, en of dat gebruik aansluit bij de werkprocessen. Wanneer die drie zaken niet op één lijn liggen, betaal je voor software die niemand gebruikt, of werken mensen met tools die niet veilig of efficiënt zijn. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom softwaregebruik binnen bedrijven.
Welke signalen wijzen op verkeerd of inefficiënt toolgebruik?
Verkeerd of inefficiënt gebruik van IT-tools door medewerkers herken je aan concrete gedragssignalen en technische indicatoren. Denk aan medewerkers die eigen apps installeren omdat de standaardtools niet werken, dubbele systemen voor dezelfde taak, of licenties die maand na maand ongebruikt verlopen. Dit zijn geen kleine ergernissen, maar signalen dat de IT-omgeving niet aansluit op de praktijk.
Veelvoorkomende signalen zijn onder andere:
- Medewerkers gebruiken privéapps zoals WhatsApp of persoonlijke cloudopslag voor werkzaken
- Dezelfde informatie wordt bijgehouden in meerdere systemen tegelijk
- Er zijn regelmatig klachten over trage of onhandige software
- Licenties worden betaald voor accounts die niemand actief gebruikt
- Teams werken met verschillende versies van hetzelfde document
- Nieuwe medewerkers weten niet welke tools ze moeten gebruiken
Elk van deze signalen wijst op een kloof tussen wat de IT-omgeving biedt en wat medewerkers in de praktijk nodig hebben. Die kloof kost geld, verhoogt het beveiligingsrisico en verlaagt de productiviteit.
Hoe breng je het werkelijke softwaregebruik in kaart?
Het werkelijke softwaregebruik binnen een bedrijf breng je in kaart door een combinatie van technische monitoring en directe input van medewerkers. Alleen kijken naar wat er is geïnstalleerd geeft een onvolledig beeld. Je wilt weten welke tools actief worden gebruikt, hoe vaak, en door wie.
Een praktische aanpak werkt in stappen:
- Inventariseer alle aangeschafte licenties via je IT-beheeromgeving of administratie.
- Gebruik software asset management tools om inlogfrequentie en actief gebruik per applicatie te meten.
- Voer een korte enquête uit onder medewerkers over welke tools ze dagelijks gebruiken en welke ze missen.
- Analyseer supportverzoeken om te zien welke applicaties de meeste problemen veroorzaken.
- Vergelijk de uitkomsten met de officieel goedgekeurde toolset.
Dit proces hoeft niet complex te zijn, maar het vereist wel structuur. Een IT-scan kan hierbij een goed startpunt zijn om snel inzicht te krijgen in de huidige situatie.
Wat is het verschil tussen toegestane en gebruikte IT-tools?
Toegestane IT-tools zijn de applicaties die een organisatie officieel heeft goedgekeurd, aangeschaft en beschikbaar heeft gesteld. Gebruikte IT-tools zijn de applicaties die medewerkers in de praktijk inzetten, inclusief tools die buiten de officiële lijst vallen. Het verschil tussen die twee groepen heet shadow IT, en dat verschil is in de meeste organisaties groter dan verwacht.
Shadow IT ontstaat niet uit kwade wil. Medewerkers grijpen naar alternatieve tools omdat de officiële oplossing te traag is, te ingewikkeld, of simpelweg ontbreekt voor hun specifieke taak. Het probleem is dat niet-goedgekeurde tools buiten het beveiligingsbeleid vallen. Bedrijfsdata belandt in systemen die niet worden gemonitord, niet worden geback-upt en niet voldoen aan privacywetgeving.
Het bewaken van management en security van je IT-omgeving betekent ook het in kaart brengen van wat er buiten de officiële toolset gebeurt. Pas als je dat weet, kun je de juiste keuzes maken: de officiële tools verbeteren, bepaalde shadow IT-tools alsnog goedkeuren, of duidelijkere afspraken maken met medewerkers.
Wanneer is het tijd om je IT-toolset te herzien?
Het is tijd om de IT-toolset te herzien wanneer de huidige software de werkprocessen vertraagt in plaats van ondersteunt, wanneer beveiligingsrisico’s toenemen door ongecontroleerd toolgebruik, of wanneer de kosten van licenties niet meer in verhouding staan tot het daadwerkelijke gebruik. Dit zijn geen vage criteria, maar concrete situaties die actie vragen.
Specifieke momenten waarop een herziening logisch is:
- Na een groeifase waarbij het team snel is uitgebreid
- Bij een overstap naar hybride of volledig remote werken
- Wanneer een leverancier stopt met ondersteuning van een tool
- Als er nieuwe compliance-eisen gelden, zoals NIS2
- Wanneer medewerkers structureel klagen over dezelfde tools
Een herziening hoeft niet te betekenen dat alles op de schop gaat. Soms is het voldoende om ongebruikte licenties op te zeggen, twee overlappende tools samen te voegen of één goede training te geven zodat medewerkers de bestaande software beter benutten.
Hoe helpt Ampati bij het optimaliseren van IT-toolgebruik?
Als Managed Service Provider zorgen wij ervoor dat jouw IT-omgeving aansluit op hoe jouw medewerkers écht werken. We kijken niet alleen naar wat er is aangeschaft, maar ook naar wat er daadwerkelijk wordt gebruikt en waar de knelpunten zitten. Dat doen we proactief, zonder dat jij er zelf voortdurend tijd in hoeft te steken.
Wat wij concreet voor je doen:
- We brengen het volledige softwaregebruik binnen jouw organisatie in kaart
- We signaleren shadow IT en brengen de risico’s daarvan in beeld
- We adviseren over welke tools behouden, vervangen of toegevoegd moeten worden
- We monitoren continu of de IT-omgeving optimaal functioneert
- We zorgen dat licentiekosten in verhouding blijven tot daadwerkelijk gebruik
Wil je weten hoe jouw medewerkers nu omgaan met IT-tools en waar ruimte zit voor verbetering? Maak een afspraak en we kijken samen wat er nodig is.
Recente reacties